KVKK Aydınlatma Metni

Yalın Office’in veri sorumlusu bir gerçek kişidir. Yalın Office bir şirket ya da şahıs işletmesi tarafından işletilmemektedir.

Veri sorumlusunun kimlik ve iletişim bilgileri, ücretli hizmet sunulmaya başlanmadan önce bu bölümde yayımlanacaktır.

Ofislerin Yalın Office’e girdiği müşteri, müellif, müteahhit, yapı denetim ve bağlantı kayıtlarında ve proje içeriğinde veri sorumlusu ilgili ofistir. Yalın Office bu kayıtları ofis adına ve yalnız hizmeti sunmak için işler. Bu kayıtlarla ilgili başvurularınızı öncelikle o ofise iletmeniz gerekir.

• Genel sayfaları ziyaret edenler.
• Hesap açan kullanıcılar: ofis sahipleri, yöneticiler ve ofis çalışanları.
• Bir ofise davet edilen kişiler.
• Yalın Office’i yöneten platform yöneticileri.
• Ofislerin kayıt ettiği üçüncü kişiler: müşteriler, müellifler, müteahhit ve yapı denetim yetkilileri, bağlantılar dizinindeki kişiler ve teslim alıcıları.

• Kimlik: ad soyad. Ofislerin girdiği kayıtlarda T.C. kimlik ya da vergi numarası ve müellif oda sicil numarası.
• İletişim: e-posta adresi. Ofislerin girdiği kayıtlarda telefon, e-posta ve adres.
• Görsel: yüklenmesi hâlinde profil fotoğrafı.
• Mesleki bilgi: ofis üyeliği, rol, görev unvanı ve disiplin.
• İş kayıtları: projeler, safhalar, görevler, teslimler, koordinasyon kayıtları, notlar, sohbet mesajları, Yalın AI konuşmaları, yüklenen dosyalar ve dosya adları.
• İşlem güvenliği: IP adresi; tarayıcı, işletim sistemi ve cihaz türü; altyapının sağladığı ölçüde yaklaşık konum (ülke, bölge, şehir); oturum başlangıcı ve son görülme zamanı; başarısız giriş denemeleri; iki adımlı doğrulama ve güvenilen cihaz kayıtları; yönetim işlemlerinin denetim kayıtları.
• Kullanım kayıtları: ekran ve modül açılışları, bir hatırlatmanın ya da bildirimin açılması gibi olaylar. Bu kayıtlarda içerik tutulmaz.
• Cihaz bilgisi: mobil uygulamada bildirime izin verilmesi hâlinde cihazın bildirim anahtarı.

• Üyelik ve ofis hesabının kurulması ve yönetilmesi.
• Proje ve ofis yönetimi hizmetinin sunulması; görev, koordinasyon ve sohbet bildirimlerinin iletilmesi.
• Kullanıcının istemesi hâlinde Yalın AI ile soru yanıtlanması ve belge çözümlenmesi.
• Bilgi güvenliğinin sağlanması; yetkisiz erişimin, parola denemesi saldırılarının ve kötüye kullanımın önlenmesi; yönetim işlemlerinin kayda alınması.
• Hataların giderilmesi ve hizmetin iyileştirilmesi.
• Mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi.

Kişisel veriler KVKK’nın 5. maddesinin ikinci fıkrasında sayılan şu sebeplere dayanılarak işlenir:

• (c) Sözleşmenin kurulması veya ifası: hesap, ofis ve proje kayıtlarının tutulması, bildirimler ve kullanıcının istediği Yalın AI işlemleri.
• (ç) Hukuki yükümlülük: mevzuatın gerektirdiği kayıtların tutulması.
• (e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması: yönetim işlemlerinin ve güvenlik olaylarının kayıtları.
• (f) Meşru menfaat: hesap güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi, hata giderme ve içerik tutulmayan kullanım kayıtları.

Ofislerin kendi müşteri ve iş ortaklarına ait verileri Yalın Office’e girmesinin hukuki sebebini ve bu kişilerin aydınlatılmasını, veri sorumlusu sıfatıyla ilgili ofis belirler.

Kişisel veriler, uygulamadaki formlar aracılığıyla sizin ya da ofisinizin girişiyle, yüklenen dosyalarla ve uygulama kullanılırken otomatik olarak oluşan oturum ve güvenlik kayıtlarıyla elektronik ortamda toplanır.

Kişisel veriler, hizmetin sunulması için aşağıdaki hizmet sağlayıcılara aktarılır. “Henüz etkin değil” olarak işaretli sağlayıcıya bugün veri gönderilmez.

Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına yalnızca kanunen zorunlu hâllerde aktarım yapılır.

Yukarıdaki hizmet sağlayıcıların sunucuları ya da merkezleri Türkiye dışındadır. Bu nedenle kişisel veriler yurt dışına aktarılmaktadır.

Yurt dışına aktarım KVKK’nın 9. maddesine tabidir. Bu madde aktarımı; Kurulun yeterlilik kararına, Kanunda sayılan uygun güvencelerden birine (örneğin standart sözleşme) ya da sınırlı sayıdaki arızi hâllere bağlar. Aktarımların dayandığı güvence bu bölümde, ilgili süreçler tamamlandığında belirtilecektir.

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca;

• kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• KVKK’nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

Hesabınızı ve ofisinizi, uygulamadaki Ayarlar sayfasından kendiniz silebilirsiniz.

Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca başvurular; yazılı olarak, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza ya da mobil imza ile veya daha önce veri sorumlusuna bildirdiğiniz ve sistemde kayıtlı olan e-posta adresinizden yapılabilir.

Başvuruda adınız soyadınız, yazılı başvuruda imzanız, T.C. kimlik numaranız, tebligata esas adresiniz, varsa bildirime esas e-posta adresiniz ve talebinizin konusu yer almalıdır.

Başvuruların iletileceği adres ve e-posta, “Veri sorumlusu” bölümünde yayımlanacaktır. Yalın Office’in bir KEP adresi ya da başvuruya özel bir yazılımı yoktur.

Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız ya da süresinde cevap verilmemesi hâlinde; cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunabilirsiniz.

Ürünün gizlilik uygulamalarının sade anlatımı için Gizlilik Politikası’na bakabilirsiniz.